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Drive d’équipe : le guide complet

Ecrit par Michael Ravier

24 pages pour tout savoir sur le Drive d’équipe

Voici le sommaire de ce guide Drive d’équipe : 

En 2017, Google a introduit la fonctionnalité “Drive d’équipe” pour ses clients GSuite dotés d’une licence Business.

Le Drive d’équipe répond à des problématiques – souvent sous-estimées – rencontrées par les entreprises qui souhaitent créer des espaces de travail partagés pérennes pour leurs utilisateurs.

Google espère ainsi faire concurrence à Microsoft en apportant à la fois une meilleure maîtrise de la gestion documentaire et plus de simplicité pour les utilisateurs par rapport à des solutions telles que Sharepoint.

Dans ce guide, nous verrons pourquoi le Drive d’équipe est une réponse efficace apportée aux entreprises, et comment celles-ci peuvent mettre en oeuvre cette nouvelle fonctionnalité.

 

Pourquoi un Drive d’équipe ?

 

Le Drive d’équipe se veut complémentaire au Drive classique. Il apporte de nouvelles notions qui permettent de clarifier et de simplifier la gestion des fichiers, quitte à enlever un peu de flexibilité aux utilisateurs.

La fin de la notion de propriété.

Sous le Drive classique, toute personne qui créé ou importe un élément (que cela soit un fichier ou un dossier) est “propriétaire” de cet élément. Cette notion, bien utile pour du partage ponctuel entre interlocuteurs (“j’ai rédigé ce document qui m’appartient, peux-tu le passer en revue ?”), complique néanmoins les choses lorsqu’il s’agit de créer un grand espace commun de collaboration.

 

En effet, si un collaborateur quitte la société et que son compte est supprimé sans que ses données soient transférées à quelqu’un d’autre, alors les données sont également supprimées de l’espace partagé.

 

Le Drive d’équipe change cette logique de fonctionnement : dès qu’un élément est créé ou déposé dans le Drive d’équipe, il devient propriété du Drive lui même. Il est ainsi possible de retirer l’accès d’un membre à un Drive d’équipe, ou de supprimer son compte utilisateur, sans perdre pour autant le contenu qu’il a apporté.

 

Plus de clarté au niveau des partages.

A la différence des dossiers Drive classiques, les Drives d’équipes ne permettent pas de différencier les partages appliqués sur les dossiers parents et dossiers enfant. Les données du Drive d’équipe entier ne sont accessible que par les membres définis pour ce Drive

 

Cela peut être perçu à la fois comme un avantage ou comme un inconvénient. Mais dans le cas de grosses structures où il peut être difficile d’avoir une vue d’ensemble des partages appliqués, c’est indéniablement un avantage et un gage de sécurité.

 

Une exception : les documents peuvent individuellement être partagés avec des collaborateurs qui ne sont pas membres du Drive d’équipe. Le fait de limiter cette possibilité de partage au cas par cas évite qu’un dossier entier soit partagé par mégarde.

 

Autre avantage de cette logique du “tout ou rien” : la vitesse de propagation des droits. Sur de grosses structures de fichiers classiques, la propagation des changements de droits peut devenir extrêmement longue, empêchant les utilisateurs d’obtenir les accès à temps pour leur travail. A l’inverse, la propagation devient presque instantanée lors de l’ajout d’un membre dans un Drives d’équipe, même avec des Drives très volumineux.

Une corbeille pour répertorier les éléments supprimés.

 

Un autre écueil majeur lié à la propriété des documents, dans le Drive classique, concerne le comportement de ce dernier en cas de “suppression” d’un élément. Bien souvent, les utilisateurs suppriment des éléments sans avoir conscience qu’ils sont partagés et utilisés par d’autres.

 

Si l’auteur de la suppression d’un fichier est le propriétaire, l’élément se retrouve alors très logiquement dans la corbeille de ce dernier. Mais seul le propriétaire peut donc restaurer cet élément. Pour les autres utilisateurs de l’espace partagé, il peut être très difficile de se souvenir de l’intitulé du document disparu, ou bien du propriétaire susceptible de pouvoir le restaurer.

 

Autre exemple : dès lors qu’un utilisateur accède au contenu d’un dossier partagé et “supprime” un élément dont il n’est pas propriétaire, alors cet élément est “sorti” du dossier sans pour autant être réellement supprimé. Il est ainsi dé-référencé, mais reste accessible via son lien, le moteur de recherche, ou l’historique des documents consultés. C’est ce que l’on appelle un fichier “orphelin”.

 

Ce comportement peut être extrêmement problématique puisqu’en cas de “dé-référencement” massif (par exemple, quelqu’un supprime un gros dossier partagé et dé-référence ainsi les documents qui ne lui appartiennent pas), il est alors très difficile d’identifier et de restaurer les documents orphelins. En effet, ceux-ci ne sont pas répertoriés dans la corbeille de l’utilisaateur pour être facilement restaurés. Pire, n’étant pas strictement parler “supprimés”, ils ne seront pas “restaurable” par l’administrateur (celui-ci ne peut restaurer que les documents vidés d’une corbeille). Ainsi la seule façon de corriger l’erreur consister à retrouver un a un, via le moteur de recherche, les documents devenus orphelins pour les “ajouter à” un nouveau dossier. Autant dire qu’avec des centaines de fichiers orphelins, cette option n’est pas pratique.

 

Le Drive d’équipe vient corriger cette carence majeure en prévoyant tout simplement une corbeille pour chaque espace partagé. Lorsqu’un utilisateur supprime un document au sein d’un Drive d’équipe, ce document est déplacé dans la corbeille de ce Drive d’équipe. Il peut être restauré sous 30 jours par les gestionnaires de l’espace, puis restauré pendant 28 jours additionnels par l’administrateur.

 

De quoi aborder le partage de document beaucoup plus sereinement…

Collaborer sans crainte avec l’extérieur

Si le Drive d’équipe facilite la collaboration interne, c’est encore plus vrai quand il s’agit de collaborer avec des personnes extérieures à l’entreprise.

 

Les responsables sécurité n’en sont pas toujours conscients, mais le principe de propriété des documents s’applique aussi aux dossiers partagés en dehors de l’entreprise. Si un utilisateur extérieur verse des documents dans un dossier partagé par l’entreprise, il reste bien propriétaire de ces documents. Tôt où tard, il pourrait supprimer volontairement ou non ces documents, ou son compte Google pourrait être supprimé également, entraînant la perte des données qu’il a versées au dossier.

 

Pire, là où un domaine GSuite professionnel permet de transférer la propriété d’un document d’un utilisateur à un autre, le transfert de propriété reste impossible entre différents domaines. Ainsi, un collaborateur extérieur ne pourra pas réellement remettre la propriété d’un document à l’entreprise en le déposant dans un dossier Drive classique.

 

C’est là la petite révolution silencieuse du Drive d’équipe : la possibilité de récupérer la propriété d’un document partagé par un utilisateur extérieur au domaine de l’entreprise. Il suffit de partager un Drive d’équipe avec ce collaborateur extérieur pour que ce dernier y verse du contenu et transfert de ce fait la propriété de ce contenu à l’entreprise elle-même, sécurisant ainsi la pérennité des données.

 

Téléchargez le guide complet.

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A propos de l'auteur

Michael Ravier

Michael Ravier, fondateur de la société Worklive.eu, est consultant et formateur en solutions numériques collaboratives pour les entreprises.

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