Google Sheets : paramétrer et mettre en forme une feuille pour être imprimée (devis, facture…)

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Google Sheets est un formidable tableur qui permet de créer des tables de données, de générer des calculs très complexes, mettre en forme des tableaux de bord pour un aperçu écran etc… mais également pour produire des feuilles destinées à être imprimées.

Google Sheets n’est pas un éditeur de texte, à l’instar de Google Docs qui est fait pour produire des documents à imprimer. Je vous propose dans cet article quelques points de vigilance pour éviter les surprises au moment de l’impression.

Contexte

Vous avez suivi dans l’article suivant (générer un devis avec Google Sheets) les différentes étapes de construction d’un devis dans lequel j’évoque rapidement la question de création et de l’impression d’une feuille de calcul destinée à un client.

Chose promise… chose due.

PDF devis fabriqué par Google Sheets

Quelle différence entre imprimer et créer un PDF ?

Aucune !

« PDF », qui signifie Portable Document Format, est un format destiné à être imprimé. Avant d’être envoyé à une imprimante, n’importe quel document est transformé en PDF. Créer un PDF revient à imprimer le fichier sans l’envoyer réellement à une imprimante.

Donc créer un PDF nécessite une bonne compréhension des paramétrages d’impression.

Organiser sa feuille pour être imprimée

Masquage du quadrillage

Le quadrillage d’une feuille de calcul est très pratique pour la gestion d’une base de données mais pas top pour un document commercial.

Devis avec le quadrillage

Il est possible de masquer les quadrillages et de travailler sur une feuille blanche.

Il est aussi possible de laisser les quadrillages sur la feuille de calcul, (ce qui peut aider à la construction des données).

Mais n’oubliez pas de paramétrer l’impression pour que les quadrillages ne s’impriment pas.

Pensez en échelle 100%

Google Sheets permet d’imprimer les feuilles :

  • soit (par défaut) en adaptant la taille de la page à la largeur des données ou à la hauteur des lignes ou les deux… (les tailles de police seront adaptées pour tenir sur une seule page)
  • soit à 100% de la taile d’origine (les tailles des polices seront conservées) ;

Les échelles adaptatives sont très pertinentes pour imprimer les tables de données, car elles permettent d’imprimer un tableau sur une seule page sans se préoccuper des tailles des colonnes ou des lignes.

Par contre, pour un document tel un devis, il faut respecter les tailles des polices, des images, des colonnes qui facilitent la lecture.

Cela implique qu’il faut être vigilant sur les dimensions des colonnes. Ce n’est pas évident car il faut tenir compte de la largeur totale disponible en pixels qui dépend elle des marges de la feuille données en centimètres… et la répartir entre toutes les colonnes de la feuille !

Voici quelques étapes de paramétrage que j’utilise régulièrement pour imprimer une page A4 (21 x 29,7 cm) en orientation portrait.

  1. Garder uniquement 10 colonnes

Supprimez les colonnes K à Z

  1. Dimensionner les 10 colonnes restantes :

Sélectionnez les colonnes A à J, redimensionnez-lez à 76 pixels chacune.

Nommez chaque colonne pour le test : de COL 1 à COL 10.

Affichez le volet « impression » (CTRL+P ou Fichier > imprimer ou picto)

  1. Paramétrez l’impression :

Notez que ces paramétrages sont enregistrés pour tout le fichier sheets ouvert.

Aperçu des paramètres d’impression

Voyons en détail les paramétrages principaux que j’utilise :

Assurez-vous d’avoir sélectionné la feuille entière.

Sélectionnez le bon format (par défaut A4.)

L’orientation est paysage par défaut, plus adaptée pour les tables de données, ADN d’un tableur rappelons-le ! Passez en orientation Portrait.

L’échelle est très importante. Forcez-vous à travailler en 100% pour éviter les mauvaises surprises.

Enfin les marges : j’utilise des marges personnalisées que je calibre à 0 cm à droite et à gauche.

Les 10 colonnes tiennent parfaitement dans la largeur avec une échelle de 100%.

Vous devez à présent gérer votre feuille en tenant compte du fait que la somme des largeurs des colonnes ne dépassent pas 760 pixels.

WYSIWYG

Non mon chat ne s’est pas allongé sur mon clavier… 🙂

« WYSIWYG » est un acronyme de « What You See Is What You Get » soit « Vous voyez ce que vous obtenez ». Le paramétrage précédent nous permet de gérer une feuille de calcul en nous projetant vraiment sur le résultat à l’impression du PDF.

Les marges

Réservez la première ligne et les colonnes extrêmes pour les marges :

Si vous dimensionnez les 2 colonnes extrêmes à 40 pixels, il faut redimensionner les colonnes restantes à 85 pixels chaque.

(760-2x40 ) / 8 = 85  
Les marges peuvent mesurer 40 pixels.

ça demande un peu de tâtonnement au début, mais cette méthode permet de maîtriser la largeur d’impression de votre document.

Les entêtes / pieds de page

Le tableur permet d’ajouter des informations en entête ou pieds de page qui, elles, ne sont pas WYSIWYG, car elles n’apparaissent pas sur le document en cours de construction mais seulement à l’impression.

Dans le volet de paramètres d’impression, vous pouvez sélectionner les informations à afficher.

Vous pouvez modifier les entêtes et pieds de page :

… mais la marge de manœuvre n’est pas très grande ! Il est difficile d’ajouter un entête complet que l’on a l’habitude de voir sur des documents d’entreprise. Pour pallier ce problème, utilisons les lignes figées.

Entêtes personnalisées

Figez les lignes

et paramétrez l’impression pour répéter les lignes figées sur chaque page :


A vous de jouer et de produire de magnifiques documents à l’aide de G-Sheets ! Merci pour vos commentaires 🙂


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