Google Workspace : les avantages de cet écosystème et des partenaires Google pour vous aider dans la migration

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Rédigé par Thierry Vanoffe - il y a 2 ans

Ce que vous allez découvrir

Rappels sur Google Workspace
Version gratuite de G Suite
Formules pour les petites entreprises
Formules pour les moyennes et grandes entreprises
Frontline pour les équipes de terrain
Archive pour la conservation des données
Passer par un revendeur pour obtenir une formule Google Workspace

Google Workspace : les avantages de cet écosystème et des partenaires Google pour vous aider dans la migration

Ce jeudi 27 janvier, vous avez peut-être suivi le live à propos de Google Workspace et de ses outils, ainsi que des avantages à passer auprès d’un revendeur et intégrateur, autrement dit un partenaire. Thierry et Michael ont pu discuter de tous ces sujets. Pour ceux qui l’ignorent encore, voici un court résumé sur ce qu’est Google Workspace.

Rappels sur Google Workspace

Google Workspace est un écosystème de communication et de collaboration qui rassemble un certain nombre d’outils Google. Parmi ces outils que vous connaissez forcément, se trouvent Gmail, Google Drive, Google Chat, Google Sheets, Google Docs, Google Slides, etc. Tous ces outils vont donc permettre de collaborer efficacement à plusieurs, et ce même en mobilité et en mode hors connexion. Tout est construit autour d’une version Web complète, sans besoin d’installer quoi que ce soit de plus, c’est la différence avec Microsoft 365. Avec Google Workspace, tout est plus simple, plus puissant, plus flexible. Et surtout, Google Workspace est fonctionnel pour un utilisateur qui n’est pas branché informatique, mais aussi pour les experts et les grosses entreprises. Quelques chiffres pour démontrer la popularité de cet écosystème : plus de 2.6 milliards de personnes utilisent Google Workspace. 9 produits comptent plus d’un milliard d’utilisateurs chacun, parmi eux la recherche Google, YouTube, Chrome, Drive, Gmail, ou encore Google Maps. Cependant, il est possible que vous connaissiez et que vous utilisiez ces outils sans avoir de compte Google Workspace. C’est parce qu’il existe une version grand public, que 90% d’entre vous connaissent. Cette version grand public comprend les comptes “Gmail.com”. Vous pouvez utiliser ces comptes à titre personnel, mais ils ne sont pas adaptés dans une entreprise, dans un contexte professionnel. Il faut bien se rendre compte que les comptes Gmail.com ne représentent qu’une petite partie d’un univers bien plus riche. Pour avoir une adresse e-mail avec son nom de domaine, il vaut mieux se tourner vers Google Workspace. De plus, la suite complète contient des fonctionnalités exclusives, que vous ne retrouverez pas dans les versions “grand public”. Vous ne vous ferez plus cibler par des publicités par exemple. Et vous pourrez avoir accès à la console d’administration pour créer et gérer tous les utilisateurs du domaine, configurer des outils, veiller à la sécurité et au maintien des données, etc. Au contraire des comptes gratuits qui sont impuissants si vous supprimez une donnée par accident. La console d’administration est donc une vraie plus-value. Il existe un certain nombre d’offres concernant les versions pour entreprises. Voyons ensemble quelles sont les différentes offres.

Google Workspace : tous les outils — Google Workspace possède de nombreux outils de collaboration directement intégrés dans la suite bureautique.

Version gratuite de G Suite

C’est l’actualité brûlante de ces derniers jours. Si vous possédez l’ancienne édition gratuite de G Suite, vous devrez passer à un abonnement Google Workspace. En effet, cette ancienne version ne sera plus disponible à partir du 1er mai 2022, a annoncé la firme de Mountain View. Pas d’inquiétude cependant, la transition vers Google Workspace sera assurée en toute simplicité. Vous pourrez même utiliser Google Workspace gratuitement jusqu’à juillet. Nous tenons à préciser que seuls les utilisateurs de l’ancienne version de G Suite devront payer un nouvel abonnement. Les utilisateurs d’un compte Gmail grand public dont nous parlions au-dessus pourront continuer cette utilisation.

Formules pour les petites entreprises

Dans ce cas de figure, il existe différentes formules. Cela concerne les domaines allant de 1 à 250 utilisateurs. Voyons-les ensemble.

Google Workspace Business

Cette licence comporte trois formules :

Starter : Le prix public est de 5.75 € mensuels (tous les prix que nous donnerons sont mensuels). Vous avez droit à 30Go de stockage par utilisateur maximum, des visioconférences jusqu’à 100 participants. Cette formule est rarement utilisée parce qu’elle est assez restreinte. Par exemple, vous n’avez pas accès aux Drive partagés, à la version avancée de Google Meet, ou encore à la gestion mobile avancée.
Standard : On augmente un petit peu en gamme, cette formule coûte 11.50€. Le stockage passe à 2To, et la formule a le droit aux Drive partagés, ce qui est indispensable dès que vous êtes plusieurs au sein d’une même structure, pour collaborer sur des mêmes fichiers, maîtriser les données, les sécuriser, etc. La version Standard offre aussi Meet avancé jusqu’à 150 participants + enregistrement, ainsi que l’Audit avancé de Google Drive qui permet de voir si un utilisateur a consulté, modifié, ou supprimé un fichier du Drive. Vous pouvez enregistrer vos visioconférences, créer des sous-groupes, etc.
Premium : c’est la version maximale pour les petites entreprises. Il faudra débourser 17.25€. Le stockage est de 5To par utilisateur. Vous avez accès à toutes les fonctionnalités citées ci-dessus, en plus de Vault, qui est un outil Google méconnu qui vous permet de garder des données d’utilisateur même si celui-ci les supprime, et ce pour des raisons légales. Vous pouvez également suivre une visioconférence sur Meet à 500 personnes. La gestion mobile avancée est également disponible, pour contrôler la synchronisation des mobiles des utilisateurs avec leur compte Google Workspace, pour éviter la perte des données. Cette fonctionnalité permet aussi des moyens de garantir la déconnexion en quelques clics, ou de séparer la partie personnelle de la partie professionnelle. Voici le comparatif complet des différentes formules.

Il faut préciser que pour ces trois offres, Google vous propose par défaut 10% de remise sur les vingt premiers comptes utilisateurs, uniquement la première année. Et si vous passez par un “Google Partner”, autrement dit un revendeur, vous pouvez faire encore plus d’économies sur le long terme.

Formules pour les moyennes et grandes entreprises

Ici, sont concernées les entreprises qui veulent obtenir 300 licences minimum. Dans ce cas, le passage à Google Workspace Enterprise est obligatoire. Ajoutons que vous pouvez tout à fait obtenir une licence “Enterprise” avant 300 licences, si vous en avez le besoin. Cette licence répond à de gros besoins en termes de sécurité et de contrôle des données. Passons en revue les trois offres.

Google Workspace Enterprise

Essentials : c’est une licence à bas coût qui ne possède pas de compte Gmail. Elle est surtout utile pour le partage de documents Drive, la collaboration dans le Chat et la visioconférence. Elle ne possède donc pas tous les outils, mais possède déjà un stockage intéressant de 1To.
Standard : dans cette offre, beaucoup plus diversifiée, il faut noter que le stockage est illimité. La version standard possède une partie Audit avancé, Meet avancé avec 500 participants maximum de base, et jusqu’à 10 000 en webinaires. Enfin, vous pouvez déjà toucher à la partie sécurité et gestion avancée grâce à plusieurs outils comme DLP (Data Loss Prevention), context aware, etc. DLP permet d’empêcher le partage de certains fichiers à l’extérieur par exemple.
Vous avez également accès à LDAP sécurisé, (un standard d’annuaire utilisateur), qui remplace Active Directory chez Microsoft.
Plus : vous avez toutes les fonctionnalités citées ci-dessus, le stockage illimité, certains outils supplémentaires pour la sécurité, comme le Data regionning, qui vous permet de garder vos données dans des Data Center spécifiques (européens, américains, etc). Le nombre maximal de participants à un Webinaire Google Meet est cette fois de 100 000. Vous avez également accès à AppSheet, un outil pour construire une application pour smartphone. Nous vous laissons une nouvelle fois le comparatif plus complet pour que vous regardiez plus en détail l’offre qui vous semble la plus utile pour vous. Dans tous les cas, gardez en tête que vous pouvez gérer énormément de choses depuis la console d’administration, et faire des économies.

Google Workspace : Data Loss Prevention — Un aperçu de la Data Loss Prevention (DLP). Cela permet d’empêcher le partage de fichiers.

Frontline pour les équipes de terrain

Il existe des formules spécifiques selon le corps de métier. En l’occurrence, pour les équipes de terrain, Frontline est idéal. Vous aurez dans cette offre 2Go de stockage chacun. Frontline inclut aussi des outils collaboratifs spécialement créés pour les équipes de terrain, par exemple des hôtesses de caisse, des personnes travaillant à l’usine, etc. Ça s’adresse plutôt à des grosses entreprises, ce n’est pas disponible publiquement.

Archive pour la conservation des données

Voici une autre formule non disponible publiquement. Elle conserve les données tout en suspendant le compte utilisateur. C’est une formule avec un moindre coût, mais qui peut être utile selon certains cas et besoins. Cela vous permet d’archiver les données d’un utilisateur et ce même s’il quitte le domaine et supprime son compte.

Il existe encore d’autres formules comme Essentials, Individual, et Associations et Éducation, moins complètes et moins chères.

Passer par un revendeur pour obtenir une formule Google Workspace

C’est une option très intéressante, qui comporte de nombreux avantages. Dans cette dernière partie, nous allons vous expliquer pourquoi passer par un revendeur pour obtenir Google Workspace.

Des remises sur vos licences

Le revendeur va pouvoir négocier avec Google des remises sur vos licences. Cela dépend du nombre de licences que vous souhaitez acquérir, ou encore du niveau des formules. La remise fonctionne que vous commenciez seulement l’aventure Google Workspace, ou que vous vouliez upgrader votre licence. Pour vous donner un ordre d’idées, vous pouvez bénéficier de 15 à 20% de remise, donc ce n’est pas négligeable. Les tarifs sont négociés sur une durée allant de 12 à 36 mois.

Une facturation plus simple

Cela concerne la partie administrative, et la gestion de la facturation. Au lieu de faire des rapprochements bancaires, et d’avoir une facture mensuelle, le vendeur pourra mettre en place une facturation plus flexible, par exemple tous les 6 ou 12 mois, pour combler un éventuel retard au niveau de la trésorerie.

Des conseils utiles

Cet avantage tombe sous le sens, mais l’expert pourra être en mesure de vous donner les meilleurs conseils sur la meilleure formule à adopter pour votre organisation. Vous pouvez travailler avec un revendeur sur du long terme, ce qui lui garantit une connaissance de votre environnement de travail, et de meilleurs conseils.

Plus de sécurité

En cas de problème sérieux dans votre formule Google Workspace (une perte d’accès au domaine, des pertes de données, etc.) Le partenaire Google pourra vous venir en aide. De plus, il pourra vous offrir un support réactif et sur mesure sur plusieurs niveaux pour bien configurer votre console d’administration, véritable point central du bon fonctionnement de Google Workspace. Il garantira aussi la migration de vos fichiers vers Google Workspace, et la mise en place de votre formule et de vos outils. N’oublions pas que c’est un vrai métier, avec un savoir-faire qui n’est pas accessible à tous. Il y a tellement d’éléments à mettre en place qu’il ne faut pas négliger une aide, surtout lorsqu’elle vient d’un expert en formation sur ces outils.

Veille et matériel personnalisés

Le revendeur peut enfin vous proposer une veille personnalisée, grâce à sa connaissance de cet environnement. Par veille, nous entendons des newsletters, des rendez-vous sur les dernières nouveautés, etc. Il peut aussi vous livrer pour tous vos besoins en Chromebook par exemple, vous installer les appareils, et vous accompagner dans la prise en main du nouveau matériel. Vous en savez plus sur les formules de Google Workspace disponibles et sur les intérêts de se faire accompagner par un revendeur, partenaire Google. N’hésitez pas à poser des questions à nos formateurs si vous en ressentez le besoin.