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Google lance un nouveau programme bêta qui permet de partager des dossiers dans des lecteurs partagés. Cela veut clairement dire qu’il sera enfin possible de partager des dossiers ou sous-dossiers dans un Drive partagé avec […]
Partager des dossiers dans des Drive partagés avec une nouvelle version bêta
Google lance un nouveau programme bêta qui permet de partager des dossiers dans des lecteurs partagés. Cela veut clairement dire qu’il sera enfin possible de partager des dossiers ou sous-dossiers dans un Drive partagé avec une audience différente de celui-ci. Concrètement les cas d’usages sont nombreux et cela évite de créer une multitude de Drive Partagés.
Les Drive partagés sont un moyen puissant pour permettre aux équipes et aux organisations de stocker, accéder et collaborer sur des fichiers. Jusqu’à présent, toutes les autorisations étaient définies au niveau du Drive partagé ou au niveau du fichier individuel, et il n’était pas possible de partager des dossiers spécifiques au sein d’un Drive partagé.
Avec cette version bêta, vous pouvez partager un dossier spécifique avec d’autres utilisateurs ou mettre à niveau l’accès des membres pour fournir aux utilisateurs des autorisations supplémentaires sur des dossiers spécifiques au sein des lecteurs partagés. Voici des exemples de la façon dont vous pouvez utiliser ceci :
- Pour un service marketing, vous pouvez avoir un Drive partagé accessible à tous les employés internes, avec un dossier spécifique pour le matériel publicitaire qui est également accessible à une agence externe.
- Pour un service commercial organisé par région, vous pouvez avoir un Drive partagé qui permet aux chefs d’équipe et aux directeurs de voir toutes les activités, les équipes régionales ne pouvant voir que les informations pertinentes pour leur domaine de spécialisation dans un dossier partagé.
- Pour un Drive partagé dans le but de préparer un événement spécifique, vous pouvez donner à tous les membres un accès en lecture à tous les fichiers, tout en accordant à chaque équipe spécifique un accès en modification aux documents pertinents pour leur partie de l’événement.
Les dossiers d’un Drive partagé ne peuvent être partagés que par les gestionnaires. Les autres niveaux d’accès (par exemple, le gestionnaire de contenu et le commentateur) ne sont pas éligibles pour partager des dossiers, car ils ne sont pas autorisés à contrôler un large accès au contenu. Les dossiers ont les mêmes niveaux d’accès que les Drive partagés eux-mêmes, à l’exception du gestionnaire.
Ces niveaux d’accès incluent : Gestionnaire de contenu (par défaut), Contributeur, Commentateur et Lecteur. Notez qu’un contributeur sur un dossier est un éditeur sur un fichier de ce dossier.
Les niveaux d’accès attribués au niveau du Drive partagé représentent le niveau minimum d’accès que les utilisateurs auront à tous les fichiers et dossiers. Cela garantit la transparence, la prévisibilité et l’évolution. Par conséquent, le niveau d’accès d’un utilisateur pour un dossier dans un Drive partagé ne peut jamais être supérieur au niveau d’accès de cet utilisateur pour le Drive partagé lui-même; cela ne peut pas être plus restrictif.
Par exemple, un commentateur ne peut pas être simplement un visualiseur d’un dossier dans ce Drive partagé. Cependant, un lecteur sur un Drive partagé peut voir son niveau d’accès étendu à Commentateur ou Contributeur pour des fichiers et des sous-dossiers spécifiques au sein de ce Drive partagé. Par conséquent, si l’autorisation sur un fichier ou un dossier est rétrogradée, l’action se déroulera sur un ou plusieurs dossiers parents dont l’autorisation a été héritée.
Lorsque des fichiers ou dossiers partagés sont déplacés vers, dans ou entre des Drive partagés, l’accès hérité au contenu sera mis à jour en conséquence et l’accès direct sera préservé. Il en va de même lorsque des fichiers ou des dossiers partagés sont déplacés d’un Drive partagé vers le Mon Drive d’un utilisateur.
Par exemple, imaginez qu’un document se trouvait à l’origine dans le Drive partagé de l’équipe de vente. Tous les membres de l’équipe de vente ont accès au Drive partagé et ont donc accès au Drive sur le document. En outre, cinq membres individuels de l’équipe commerciale ont des accès Éditeur à un document spécifique. Si ce fichier était déplacé du lecteur de l’équipe de vente, l’équipe de vente perd son accès hérité à la » lecture « , mais les cinq utilisateurs individuels disposeraient toujours des autorisations de l’éditeur.
Étant donné que ces déplacements de dossiers (partagés) peuvent apporter des modifications importantes à l’accès au contenu, les dossiers déplacés vers ou entre des Drive partagés ne sont autorisés que pour les utilisateurs qui sont à la fois responsables de l’emplacement d’origine et cible.
N’hésitez pas à laisser un commentaire sous cet article pour m’indiquer si comme moi vous attendiez avec impatience cette nouveauté.
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Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.
