Relations entre Google Forms et Google Sheets : 2/4 – trois façons de créer un lien entre un formulaire et une feuille de calcul

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Google Forms est un formidable outil de recueil d’information ET Google Sheets est un formidable outil de traitement de l’information.
Bien identifier les relations entre les deux applications permet de construire des procédures de manipulation de données plus efficientes. Je vous propose une série d’articles sur le sujet :


2.
Les trois méthodes de mise en relation entre Google Forms et Google Sheets


Création d’une feuille de calcul directement depuis Google Forms

Dans le volet « Réponse » le picto Sheets

Une feuille de calcul se crée avec un onglet portant le nom « Réponses au formulaire » et le picto « Forms »

Chaque colonne du Sheets correspond à une question du formulaire.

La première colonne est un horodateur, qui donne, à la seconde près, la date de l’envoi.

Une fois la feuille créée (quelque soit la méthode) le clic sur ce bouton vert vous permet d’y accéder directement. Pratique pour accéder rapidement à la feuille de recueil de réponse depuis le formulaire !

Création d’une feuille de calcul dans un Google Sheets existant

Vous pouvez aussi choisir le fichier Sheets qui va accueillir les réponses.

Choisissez le fichier Sheets, Google Forms y créera une nouvelle feuille comme décrit ci-dessus. Vous pouvez créer plusieurs feuilles de réponse de formulaires différents dans le même document Sheets.

Attention : La création d’un nouveau lien supprime l’ancien ! (voir plus bas)

Créer un formulaire depuis une feuille de calcul

Deux chemins pour créer un formulaire depuis une feuille de calcul
Le formulaire obtient le même titre que la feuille de calcul

Un nouveau formulaire se crée, vierge, relié à une feuille de réponse vide. Malheureusement le formulaire ne récupère aucune information du Sheets d’origine.

Pour créer un formulaire en utilisant un Sheet déjà existant il faut utiliser un module complémentaire tel que « FORM BUILDER ».

Combien de liens peut-on créer entre un formulaire et une feuille Sheet ?

Nous voila donc avec trois méthodes différentes pour relier la base de données de Forms avec un Sheet.

Un lien peut-il être multiple ?

Google Forms a un cœur entier et indivisible, il ne peut se lier qu’à une seule feuille de calcul à la fois !

Attention : Il ne peut exister qu’un seul lien entre un formulaire et un feuille de calcul !
Quand vous créez un lien avec une feuille de calcul dans un Google Sheets existant avec la méthode 2 et qu’il y avait déjà un lien avec une autre feuille, vous supprimez sans avertissement le lien précédent !
La feuille de calcul garde les informations mais perd la synchronisation.


La relation entre Forms et Sheets est primordiale pour recueillir les données et pour comprendre comment les données sont transmises à la table de données.

Maintenant que les données sont visibles, voyons en détail comment analyser ces données selon le type de questions utilisées. (Article à venir !)


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