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Google Workspace : la suite bureautique indispensable des entreprises 

Après un bon petit café, je me prépare et je prends mes clés de voiture pour me rendre au travail. Comme d’habitude, j’arrive à l’avance et une fois n’est pas coutume, je fais un tour […]

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Rédigé par Dimitri Dehaene - il y a 3 semaines

Ce que vous allez découvrir

  • Google Workspace : les incontournables 
  • Quels sont les autres services de Google Workspace utiles aux entreprises ? 
  • Pourquoi les entreprises doivent-elles utiliser les logiciels de Google Workspace ? 

Google Workspace : la suite bureautique indispensable des entreprises 

Après un bon petit café, je me prépare et je prends mes clés de voiture pour me rendre au travail. Comme d’habitude, j’arrive à l’avance et une fois n’est pas coutume, je fais un tour du web pour profiter de ma passion, la lecture d’articles. Puis, je suis tombé sur un article qui parle de la suite bureautique Google Workspace pour les étudiants. Après la lecture de ce contenu, une question m’a tourmenté l’esprit : ces outils sont-ils aussi utiles pour les entreprises ? Force est de constater que les salariés ont besoin de ces applications bureautiques pour travailler efficacement et en collaboration. À travers mon histoire, vous découvrirez les outils incontournables et secondaires de Google Workspace. C’est parti pour un storytelling de mon quotidien sur Google Workspace en entreprise.  

Google Workspace : réseau d'entreprise

Google Workspace : les incontournables 

Après ce petit moment de lecture, mes collègues de travail sont arrivés. Et après 5 minutes à discuter devant la machine à café, nous avons commencé notre journée. Au programme, un projet à présenter à des clients. Cela nous demande un gros travail de rédaction et de relecture orthographique. Heureusement, pour cela, Google Docs est une véritable mine d’or. Nous pouvons écrire en simultané sur le document et avancer en équipe sur notre dossier. Sur l’éditeur de texte, le travail collaboratif est favorisé par : 

  • l’option commentaire pour ajouter des remarques à côté du texte ; 
  • les suggestions de modification pour changer certains éléments écrits d’un collaborateur. Ce dernier pourra accepter ou non les suggestions. 

Bien évidemment, ce projet n’est pas le seul que nous avons sous le coude. Nous avons des centaines de fichiers à stocker. Pour cela, Google Drive est notre meilleur ami. L’application nous permet de ranger nos éléments dans des dossiers et des sous-dossiers que toute l’entreprise pourra voir. C’est un logiciel qui vous fera gagner un temps considérable, à condition que vous ayez le sens de l’organisation. Parfois, nous avons une tonne de dossiers à trier sur le Drive et c’est impossible de s’y retrouver. 

La rédaction de la fiche projet avance mais voilà que le patron vient d’arriver. Et devinez quoi, il est arrivé avec d’autres idées en tête. Résultat, nous devons créer une fiche de brief et un compte rendu dynamique en plus de la fiche projet. C’est pourquoi pour bien nous organiser, nous allons mettre tous les liens sur une feuille de calcul Google Sheets. C’est le tableur Google, très ami de notre équipe de développeurs. Il vous permet d’insérer des valeurs sur des plages de cellules mais également de créer des tableaux pour l’organisation. 

Il est bientôt midi et je ne vous ai toujours pas montré l’organigramme de l’entreprise. Alors nous avons : 

  • des rédacteurs ; 
  • des chefs de projet ; 
  • des développeurs ; 
  • le personnel de l’administration ; 
  • etc. 

Pour présenter tout ce beau monde de manière visible et simple, quoi de mieux qu’une belle présentation sur Google Slides ? Cet outil vous permettra de faire des diaporamas illustrés avec également des vidéos. Google Drawings est également un super outil à la création de présentations visuelles. Justement, je dois présenter un cas d’usage à un client. Nous avons prévu un rendez-vous sur Google Meet, le système de visio conférence de Google Workspace. Vu que je suis tête en l’air, je me suis mis une tâche sur Google Agenda pour faire ma présentation. Ce calendrier de Google est indispensable pour ne pas oublier de missions importantes. Ma réunion s’est très bien passée, mon client était ravi de ma présentation Slides. 

Enfin, avant la pause du midi, j’ai envie de checker mes mails. Je me connecte sur Gmail, la messagerie instantanée de Google. Aucun message urgent, je peux tranquillement partir en pause. 

Google Workspace

Quels sont les autres services de Google Workspace utiles aux entreprises ? 

Après un bon repas, je suis de retour aux affaires. Mon après-midi se déroule bien et Pierre, membre de l’équipe pédagogique, nous a envoyé un lien sur Google Chat. Je clique sur le lien et je tombe sur un questionnaire de satisfaction. Il a été créé sur Google Forms, l’outil utile à la conception de formulaire. C’est quelque chose d’important pour : 

Créer une note
  • faire des sondages au sein de l’entreprise ; 
  • réaliser des enquêtes de satisfaction sur le lieu de travail ; 
  • etc. 

La journée s’achève bientôt mais il me reste encore quelques missions à réaliser. J’ai une réunion avec mon patron qui doit m’expliquer des détails sur un nouveau projet. Je décide de prendre des notes pour ne rien louper des éléments importants de la conversation. Pour ce faire, j’utilise le logiciel de prise de notes, Google Keep. Une application que j’utilise souvent car les notes font partie intégrante de ma vie. Ce n’est pas toujours jouissif mais c’est comme ça. 

Youpi ! C’est le moment de rentrer à la maison. Avant cela, je vais passer à la Fnac pour m’acheter un Chromebook (mon ordinateur est obsolète et commence à ramer). Problème, je ne connais pas du tout la route pour y accéder. J’utilise alors Google Maps pour m’y rendre sans me perdre et sans faire de détour. L’application nous permet d’être guidés mais attention, je n’utilise pas mon téléphone au volant.

 Ordinateur en main, je rentre chez moi et je décide de configurer mon Chromebook pour retrouver les éléments stockés sur Google Cloud. Au moins, je ne perds pas trop de temps et je peux me reposer pour être en forme demain, une grosse journée de travail m’attend. 

Pourquoi les entreprises doivent-elles utiliser les logiciels de Google Workspace ? 

Depuis que j’utilise Google Workspace, ma vie professionnelle a totalement changé. J’ai gagné en productivité sur mon travail, tout va plus vite maintenant. Les entreprises devraient toutes avoir cette suite à disposition, car elle comporte de nombreux avantages. Elle permet notamment de : 

  • travailler en collaboration avec ses collègues de travail ; 
  • une communication à toute épreuve ; 
  • s’organiser facilement avec une pile de dossiers ; 
  • profiter d’applications utilisables sur ordinateur comme sur téléphone portable ; 
  • utiliser des outils simples d’utilisation ;
  • etc. 

Voilà, j’espère que cette petite histoire de ma vie professionnelle avec Google Workspace vous aura plu. Comme vous avez pu le remarquer, ce sont des applications parfaites pour les entreprises. Sur ce, nous vous invitons à vous rendre sur Numericoach, notre site qui vous explique tout sur l’univers de la formation. Nous vous attendons avec impatience !

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